emplois : Tanger

Assistante administrative & gestion de dossiers

Lieu : Tanger -Plaza Torro – Poste en présentiel
Type de contrat : Temps plein
Salaire : 4 000 à 5 500 MAD / mois selon profil et expérience

À propos du poste

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons une Assistante administrative & gestion de dossiers rigoureuse, organisée et à l’aise avec les outils informatiques.

Vous intégrerez une équipe chargée du suivi administratif de projets impliquant différents interlocuteurs : clients, travailleurs, responsables de projet et partenaires.

Il ne s’agit pas uniquement d’un poste de secrétariat.

Vous serez responsable du suivi quotidien de plusieurs dossiers, du respect des procédures et des échéances, de la mise à jour des informations et de la communication avec les différents intervenants.

Une formation à nos procédures et à nos outils internes sera assurée lors de votre intégration.

Vos principales missionsGestion et suivi des dossiers

• Assurer le suivi administratif des dossiers qui vous sont confiés.
• Mettre à jour régulièrement les informations, documents, dates et statuts dans nos outils de gestion.
• Vérifier que les dossiers sont complets et que les informations enregistrées sont cohérentes.
• Suivre les différentes échéances et respecter les délais définis.
• Identifier les dossiers nécessitant une action, une relance ou une intervention.
• Classer et organiser les documents administratifs.
• Assurer une bonne traçabilité des actions réalisées.

Suivi des tâches et des priorités

• Organiser votre travail quotidien en fonction des priorités et des échéances.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers à différents stades d’avancement.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs.
• Vérifier qu’une demande a bien été traitée jusqu’à sa résolution.
• Identifier rapidement les retards, incohérences ou situations inhabituelles.
• Signaler au responsable de projet les anomalies ou situations nécessitant une décision.

Communication et accompagnement

Vous serez régulièrement en contact avec différents interlocuteurs par téléphone, WhatsApp et e-mail.

Vous devrez notamment :

• communiquer de manière claire et professionnelle ;
• expliquer les démarches et documents nécessaires ;
• demander les informations ou documents manquants ;
• effectuer les relances nécessaires ;
• accompagner les personnes dans certaines démarches administratives ;
• gérer avec calme et professionnalisme les incompréhensions ou situations sensibles ;
• transmettre les informations importantes au responsable concerné.

Outils de travail

Le poste nécessite une utilisation quotidienne de différents outils numériques :

• ERP / CRM, notamment Odoo ;
• Excel et/ou Google Sheets ;
• Google Drive et gestion documentaire ;
• messagerie électronique ;
• WhatsApp professionnel ;
• outils internes de suivi et de gestion des tâches.

La connaissance préalable d'Odoo est un atout, mais n'est pas obligatoire.

En revanche, une bonne aisance informatique et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils sont indispensables.

Profil recherché

Formation : Bac+2 / Bac+3 en gestion, administration, ressources humaines, assistanat de gestion ou formation équivalente.

Une première expérience dans un poste administratif, de gestion de dossiers, de relation client ou de suivi de projets est appréciée.

Compétences indispensables

• Excellent niveau de français à l'oral et à l'écrit.
• Bon niveau d'arabe à l'oral et à l'écrit.
• Très bonne organisation.
• Rigueur dans la saisie et le contrôle des informations.
• Capacité à respecter des procédures précises.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bonne maîtrise des outils informatiques.
• Capacité à rechercher une information et à comprendre rapidement une nouvelle procédure.
• Bonne communication écrite et orale.

Qualités que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne :

• rigoureuse et organisée ;
• autonome tout en sachant demander de l'aide lorsqu'une situation le nécessite ;
• capable de prendre des initiatives dans le cadre des procédures établies ;
• attentive aux détails ;
• réactive face aux urgences ;
• capable d'identifier une anomalie plutôt que de simplement exécuter une tâche ;
• à l'aise avec les outils numériques ;
• capable de gérer plusieurs priorités sans perdre le suivi des dossiers ;
• diplomate et professionnelle dans ses échanges ;
• fiable dans le suivi des engagements et des échéances.

Ce poste vous conviendra particulièrement si…

Vous aimez comprendre où en est un dossier, ce qu'il manque et quelle est la prochaine action à réaliser.

Vous êtes le type de personne qui, lorsqu'une information semble incohérente, préfère la vérifier plutôt que simplement la recopier.

Vous aimez travailler avec des procédures, des échéances et des outils numériques, tout en conservant une dimension humaine importante dans votre travail.

Vous appréciez également de suivre un dossier jusqu'à sa résolution plutôt que de simplement transmettre l'information à quelqu'un d'autre.

Ce que nous proposons

• Un environnement de travail dynamique et structuré.
• Une formation à nos procédures et outils internes.
• Des missions variées avec de véritables responsabilités.
• Un travail en équipe avec des responsables de projet.
• Une activité combinant organisation, administratif, communication et résolution de problèmes.
• La possibilité de développer progressivement vos compétences et vos responsabilités au sein de l'entreprise.

Poste basé à Tanger – Travail en présentiel.

Salaire : 4 000 à 5 500 MAD par mois selon le profil, l'expérience et les compétences.

Rémunération : 4.000,00DH à 5.500,00DH par mois

Lieu du poste : En présentiel